仕事を上手に頼む人はやっている。頼み方の6つのコツ

別の記事で｢仕事を頼むのが不安になる人の7つの行動｣を書いていますが、もちろん頼み方だって重要です。頼み方次第でトラブルの発生率や作業者のやる気も大きく変わってきますので、今後は視点を変えて上手に仕事を頼むコツをまとめてみました。

仕事の期限はきちんと時間で指定する。

｢○日中にやっておいて｣、｢今週中にお願い｣といった頼み方をすることがあると思います。

人によって｢今日中＝定時まで｣ととらえる人もいれば｢残業しても帰るまでにやっておけばよい｣ととらえる人もいます。十分に時間があって余裕を持ってすすめているならまだよいですが、期限はなるべく時間まで決めた方がよいですね。

あがってきたものに齟齬やミスがある可能性もありますのが、その後に会議で使う、クライアントに提出するといったものであればギリギリに期限を切らずに余裕を持って期限を設定することも重要です。

作業の目的をきちんと伝える。

1) 「レンガを積んでください。」
2) 「ここに教会を立てるので土台になるレンガを積んでください。」

どうでしょうか？依頼している作業は一緒ですが作業者が受け取る情報が全然違いますね。目的を伝えておけば作業をする人も｢土台になるなら割れたレンガはまずいな。｣とか「教会なら色を揃えた方がいいんじゃないか。」などと考えたり気付くことができますね。

また、目的意識を持った方がやっつけの作業にもなりづらいと思いますので何のためにやる作業なのかをきちんと伝えてあげましょう。

リマインドをしてあげる。

口頭で頼まれた仕事はうっかり忘れてしまいがちです。あとからメールでリマインドしてあげると形にも残るので忘れられる可能性は低くなりますね。

また、連休後や〆切近くにもリマインドしてあげるとよいと思います。

選択肢を用意してあげる。

責任感の強い人に多い傾向がありますが、ギリギリまで頑張ったけど力およばず〆切時間に「まだ終わってません。。」なんてこともあります。そうなってから怒っても何も解決しません。

そうならないように、「分からなかったら相談して。」「間に合わなそうだったら早めに連絡して」と事前に想定されるケースへの対処法を用意してあげましょう。

なぜ仕事を頼むのかを伝えてあげる。

誰にでもできる作業の場合もあるでしょうが、「○○さんは仕事が丁寧だから。」「○○君は仕事が早いから。」など仕事を頼んだ理由を伝えてあげましょう。見え見えのお世辞だとしても誰かに期待されれば悪い気はしません。まずは頼む相手のモチベーションをあげてあげましょう。

まとめメールを送る。

追加の情報や変更などで何通もメールを送ることになってしまったら、キリのいいところで｢まとめメール｣を送ってあげましょう。

送る側は経緯を把握していますが、受け取る側は複数のメールで届いた指示や変更を整理して理解するのは大変です。また、まとめメールを送る際は｢このメールを読めば今までのメールは無視して大丈夫です。｣と一言添えられたら完璧ですね。

そして何より重要なのは仕事が完了したら感謝を伝えることだと思います。

仕事なんだからやって当たり前かもしれませんが、感謝を伝えたり評価をしてあげることであなたと仕事すればするほど信頼関係が築け、互いにいい仕事ができるようになるのではないでしょうか。