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生産性を高める時間管理術として注目されている「ポモドーロ・テクニック」。集中的に進められる作業管理と効果的な休憩を挟み込むことで作業効率を高め、心身の披露を減らすことができることから、日々の事業活動の中でも時間に追われてしまうことが多いフリーランスにおいて、とても有効な時間管理戦略であると言えます。
ここではポモドーロ・テクニックがどのような時間管理術なのか、その概要ややり方、メリットについて詳しくお伝えしていきましょう。
ポモドーロ・テクニックとは？
ポモドーロ・テクニックとはフランチェスコ・シリロが開発した時間管理術で、タスクの量・スピード共に高まっている現代のビジネスマンに多く活用されています。
当時、勉強の生産性に悩んでいた大学生だったシリロがトマト（イタリア語でポモドーロ）の形をしたキッチンタイマーを活用して時間管理を行ったことが発端であると言われています。
シリロは生産性を高めるには「集中的な作業時間」が必要であり、集中力を維持するためには、集中を乱すような要因を減らすこと、さらに集中している時間内に1つのタスクを終えられることが重要であると考えました。
また、作業に集中するためには「休憩」が大切であることに気づき、1つのタスクを終了すれば必ず休憩を挟んで、集中力を高める時間を1日の中で断続的に続くようにしなければならないとしたのです。
ポモドーロ・テクニックの実践
ポモドーロ・テクニックは簡単な準備ではじめられますので、基本的な流れや注意点を紹介します。
必要な準備物
- タイマー
- タスクの管理シート・リスト
- 時間の管理シート
ポモドーロ・テクニックにおいて徹底した時間管理を行うためには、まず準備物として上記のものを用意します。
タイマーは時間管理においてもっとも大切もののひとつで、徹底した時間管理を行うことによって集中力を高め、作業効率を高めることができます。
また、効率よくタスクに取り掛かることができるように、すべてのタスクをリストアップした管理シートを用意し、優先度の高いタスクから取りかかれるようにし、作業時間の見積りもリストにまとめておきます。
実際にタスクを進めながら、見積り時間に対して実際の作業時間はどうだったのか、急な電話や来客などによって作業が中断した時間や頻度なども記しておくと、今後の時間管理に役立てることができます。
ポモドーロ・テクニックにおすすめのアプリ
ポモドーロ・テクニックの実践に特化したアプリも色々ありますので、これらを活用するのも良いでしょう。
基本的な流れを理解する
- 25分のタイマーをセットしタスク開始。
- タスク終業後5分休憩。
- これを4セット繰り返す。（※1ポモドーロと呼ぶ）
- 4セットが終了すれば長めの休憩を挟む。
- ①～④を一日に数回繰り返す。
25分の作業、5分の休憩を4回繰り返し、終了したら15分～30分といった長めの休憩を挟んでストレスマネジメントを行い、このルーティンを繰り返してタスクをこなしていくという流れになります。
実践時の注意点
ポモドーロ・テクニックの特徴として、作業時間には1つのタスクに集中して取り組むことが重要なので、途中でメールをチェックするなど、マルチタスクをしてしまうと意味がなくなってしまいます。
このようなことがないようにメールの通知をOFFにしたり、携帯電話をマナーモードにして目の届かないところに置くなど外部からの刺激を減らすようにしておきましょう。
もし、避けることができないような割り込みがあった場合はいったんタスクを中断して、新たにやり直して作業を行うことで集中力を高めます。
ポモドーロ・テクニックのメリット
ポモドーロ・テクニックを活用することによって、1つのタスクに集中できるようになり、事業活動を効率的に進めることができるようになります。
1）徹底した時間管理ができる
特に個人事業の場合であれば、さまざまなタスクを同時に進行させるようなことが少なくないですが、作業効率の観点から言うと非効率であり、生産性を高めるために時間管理をおこなうのであれば、ポモドーロ・テクニックが有効です。
2）タスクをリスト化できる
ポモドーロ・テクニックに慣れてくれば、タスクの管理やリスト化が正確にできるようになることが、大きなメリットであると言えるでしょう。
より正確なタスクのリスト化ができると、作業の抜け漏れが無くなり、作業を終えるための時間や日数を正確に判断できるようになるので、作業の期限をオーバーしてしまったりすることも無くなります。
3）やらないことをリスト化できる
ポモドーロ・テクニックに繰り返し取り組んでいる中で、作業中や休憩中に絶対にやらない、やるべきではないことが明らかになってきます。
例えば、LINEなどコミュニケーションアプリ、ツイッターなどのSNS、テレビや動画の視聴などについては、仮に短時間であるとしても集中力を乱すものになります。
そのように考えれば、スマホの通知音を切ることや、身近にスマホを置いておかないなど、集中力を高めるための行動を行うことができるようになるのです。
4）集中力を高める休憩時間の取り方ができる
25分のタスクのあとは5分間の短時間休憩を挟むことになりますが、ここで何かを始めたり、行動してしまうと次の25分のタスクにおいて集中力に悪影響を与えてしまうことになります。
そのため、深呼吸やストレッチ、アロマ、コーヒーなどリラックスをして、精神的疲労を減らすことが、作業効率を高めるためにとても重要なのです。
まとめ
「ポモドーロ・テクニック」は、作業と休憩の時間管理を徹底して行うことによって、集中力を高め、作業効率を高めながら、精神的負担を緩和させるという特徴があります。
フリーランスは好きな時間に仕事ができる反面、すべて自分で管理しないといけないので、限られた時間をコントロールして、効率的に集中して作業するためにも、ぜひ取り組んでみることをおすすめします。
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freenote編集部
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