あなたの企画書が10倍伝わりやすくなる魔法の言葉とは？

仕事では自分のアイデアなどを提案する際に企画書を作成して提案することが多くありますよね。資料を説明する機会があれば、口頭で補足することもできますが、資料だけがひとり歩きするケースも少なくありません。

その際に、伝えたいことがちゃんと伝わらずにせっかくの企画が理解されない、採用されないという事がないように、資料だけを読んでもきちんと伝わるようになるポイントを紹介します。

その用語は一般的ですか？

私は業務の中で様々な資料をもらう機会が多いのですが、たまに知らない用語が登場することがあります。自分の知らないマーケティング用語か何かかなと調べるのですが、それらしい検索結果も出ない。

結局、先方に聞いてみると業界特有の略語だったり、社内用語だったりして「そりゃ、分かるわけないわ。」と。

この場合は業務なので最大限理解しようと努力しますが、提案を受ける側からすれば、よく分からないなで終わってしまう可能性が高いです。

また、どんな人が読むかを考慮して言葉の選択することも大事です。決して間違った用法ではなくても、専門用語などはなるべく平易な表現にする方が無難でしょう。逆に専門家同士でやり取りをする場合は具体的に書いたほうが良い場合もあります。

例えば、患者さんが医師に薬をもらう場合は、薬の名前を言われるよりも「熱を下げるお薬です。」と言ってもらった方が分かりやすいと思いますが、看護師や薬剤師に指示する場合は薬の名称や分量を具体的に伝えた方がスムーズなのはイメージできるでしょう。

このように相手にあわせてワーディングを選ぶことが重要です。

企画書をわかりやすくする魔法の言葉とは。

さらに企画書を分かりやすくするための魔法の言葉があります。

その言葉とは「だから、何？」です。

もちろん「だから、何？」と書くという事ではありません。あなたが書いた企画書の文章に自分でこの言葉で問いかけてみてください。

「今回当社が発表するデジカメは最新のレンズを採用しました。」

—「だから、何？」

「今回当社が発表するデジカメは最新のレンズを採用し、光学400倍ズームを実現しました。」

—「だから、何？」

「今回当社が発表するデジカメは最新レンズを採用。光学400倍ズームで遠くのものもくっきり撮れます。」

どうでしょうか？

企画に長く携わっていると「最新のレンズ」「光学400倍ズーム」と言っただけで自分と同じようにその凄さが伝わると考えてしまいがちですが、その企画書を読む人がその件に関して、自分より情報量をもっているでしょうか？

自分で最初に考えた説明でも、「だから何なのか」と自問自答していくと本当に伝えたい良さは「遠くのものもくっきり撮れること」だったと気づけたのではないでしょうか。

このようにこれ以上ないというところまでこの言葉をぶつけていくとどんな相手にも伝わる言葉に辿り着けるはずです。これは企画書に限らず広告、記事など人に何かを伝えるものにおいてはすべてに言えることだと思います。

ひと晩寝かせてチェックする癖をつける。

いつも自分の言いたいことがなかなか伝わらずに終わってしまっているのであれば、まずは前述のように

• 読み手を考慮した言葉選びになっているか？
• 自問自答して伝えたいことが明確になっているか？

をチェックしてみましょう。余裕があれば読み手に近い立場の人に見てもらうとなお良いですね。

そして、もう１つおすすめなのが、資料をひと晩寝かせてから読み直してみることです。作成している時にも読み返してみたり、チェックをするとは思いますが、ひと晩おいてから読み直してみると、ちゃんと書いたつもりでも分かりづらくなっている点や単純な誤字脱字に気づけることが多いです。

しかもこの癖をつけておくと、提出日の前日までに仕上げて当日にチェックと手直しをして送るという流れができるので、締切間際に精度の低い資料を提出するということがなくなります。

逆の立場で言えば、締切間際やちょっと過ぎた頃に誤字脱字の多い資料を送ってくる人がいたら、仕事が雑な人、計画性のない人という印象を持ちますよね。その印象をもたれてしまうと、提案内容への期待値も下がり、どうせ提案もいまいちなんでしょという先入観を持って資料を読まれることになってしまいます。

成果物で評価されるリモートワーク。

昨年からのコロナ禍でリモートワークになっている企業をも増えていますが、リモートワークの方が効率が良いとオフィスを手放し、恒久的に移行するとした企業も増えつつあります。

すべての企業がそうではないと思いますが、この場をしのぐための応急処置ではなく、これからの働き方の選択肢の1つとなっていくのは確実でしょう。

そうなると、「遅くまで頑張っていた」といった部分は見えづらくなり、アウトプットの品質で評価される機会が増えていくでしょう。

また相手の動きが見えないことで締切にルーズな人や何をやっているか見えない人はより悪印象をもたれてしまう可能性も高いでしょう。

これからの時代にマッチしていくためにも

• アウトプットの品質をあげていくこと
• 仕事の進捗を可視化し締切を厳守すること

は重要な要素になっていくかと思いますので、まずは今回紹介したような手法で企画書の品質向上に取り組んでみてはいかがでしょうか？