Web会議を極めよう〜②環境を整えて印象アップ

Web会議をしていると、自宅の様子が垣間見えたり子供や飼い猫が乱入したりと、リモートワークならではの出来事がいろいろありますよね。

それで会議が和んだりするので、アイスブレイクの一環としていいのではと思ってはいますが、会議によってはそう言ってられないものもあります。今回はそんなWeb会議での印象をアップする環境やポイントについて紹介していきたいと思います。

Web会議でも初対面は重要。

仕事においても初対面での印象は非常に重要ですが、最近では初対面がWeb会議というケースも増えています。場合によっては何度も打ち合わせしているのに実際には会ったことがないという方もいるでしょう。

初対面の印象でこの人はどんな人なのか、信頼して仕事を任せられるのかなど様々な判断をされますが、これはWeb会議でも変わりません。

ちなみに心理学的には「初頭効果」というものがあり、人は最初に受けた印象に強く影響される傾向があります。最初に悪い印象を持たれてしまうとちょっとした間違いや不手際でも「やっぱりこの人は良くない」というように見られやすくなってしまいます。

Web会議では相手の情報は映像と音声のみしかありませんので、そこで良い印象を持ってもらえるようにしていきましょう。

カメラ写りをよくするポイント。

まずカメラについてですが、初対面からカメラOFFはやめましょう。顔がわからないと誰と話したかを記憶することも難しくなり、印象以前の問題になってしまいます。

人はコミュニケーションを取る際には言語だけでなく、相手の表情や仕草など視覚からも多くの情報を取得しています。メラビアンの法則というものがあり、情報が相手に与える影響は、言語：7％・聴覚：38％・視覚：55％といわれています。

つまりカメラがOFFになっている相手からは半分以上の情報が得られない状況になるので、カメラOFFの相手と話す相手にはストレスを与えてしまうことになります。

次にカメラの画質ですが。もちろん画質が良いに越したことはありませんが、相手側のネット回線によっては自動的に解像度が落とされてしまう場合もあるので、特に気をつけたいのは明るさと角度です。

特にノートPCに備え付けのカメラだと下からあおるように映るので、あまり印象のよい角度ではありません。外付けのカメラで位置を調整する、スタンドなどでPCの高さを調整するなどして、やや上目遣いでカメラを見るくらいの角度がおすすめです。

また照明が暗いと印象も暗くなります。専用の照明を用意するのがベストですが、そこまではという方は部屋の照明の当たりやすいところや日中なら日光の当たる場所などを見つけましょう。顔の上斜めあたりから光があたるのが理想的です。

機材にもこだわって本格的に環境を構築してみたいという方はYouTubeなどで調べるとかなりいろいろな情報が出ています。ちなみに私はこちらを参考に照明をセッティングしています。

またPCのディスプレイばかり見て話していると目線があわないので、資料を画面共有などしている際でも意識的にカメラも見るようにしましょう。

背景にも注意しよう。

カメラには自分だけではなく、自分の部屋やオフィスなども映りますよね。仕事に関係ないとはいえ、部屋が散らかっているとだらしない印象を感じさせてしまいますので、カメラに映る範囲くらいは片付けるようにしましょう。

またオフィスから参加する場合は他のプロジェクトの資料とか後ろの席の人のモニタなどで情報漏えいのリスクもありますので、バーチャル背景などを利用するなどして気をつけるようにしましょう。

画質よりも気をつけたいのは音質。

一般的な仕事の会議であれば実は画質よりも重要なのは音質です。画質は回線で下がることもありますし、資料が見えないほどの低解像度でなければ、そんなに気にならないのですが、音質が悪い、周りの雑音やタイピングの音を拾っているなどはかなりストレスになります。

PCに標準でついているマイクは周りの音やタイピング音も拾いやすいので、あまりオススメではありません。単一指向性と言われる特定の方向の音しか拾わないマイクがあるので、そういったマイクを外付けで利用するのがおすすめです。

値段はピンキリで高音質のものは数万円になりますが、Web会議用であれば1万円以内のものでも十分です。またスマートホンなどについてくるマイク付きの有線イヤホンもおすすめです。

外付けマイクを利用する場合はマイクがスピーカーの音を拾う位置関係にあるとハウリングを起こしてしまうので注意しましょう。

環境チェックをしてみよう。

意外と自分がどう見えているかやこちらの音声環境の悪さは気づかないものなので、録画してみたり同僚などとつないでお互いにチェックしするなどしてみましょう。

また大事なプレゼンの前など、以前は社内でロールプレイなどをしていたと思いますが、Web会議でプレゼンの機会も増えてますので、環境のチェックや資料の見え方なども含めて事前チェックなどを実施するとよいでしょう。

また「mmhmm」のようにWebでのプレゼンをレベルアップできるツールや機材も増えてきているのでWeb会議ならではのインパクトのあるプレゼンに挑戦してみるのもオススメです。

mmhmmを利用したプレゼン

Web会議のレベルアップをするなら今がチャンス。

去年からほとんどの会議がWeb会議になり、かなりの数を行ってきましたが環境が整えられているなと思う人はまだまだ数えるほどです。特にIT業界やコンサルティングなどを行うのであれば、デジタルを使いこなせているかどうかは仕事の印象にも大きく関わってきます。

これからWeb会議も定着し、オンラインだけで展開されていくサービスなども増えてきますので、今のうちに取り組んでいくことで周りにも差をつけられるチャンスではないでしょうか。